前言
在日本，外國籍員工的雇用受到《出入國管理及難民認定法》（簡稱「入管法」）以及《勞動法》相關的規範。
不論是企業雇主還是外國籍員工，雙方都被要求向日本行政機關進行一定的「申報」等手續。
然而，在實務操作中，許多外國企業並未充分了解這些規定，常因疏忽而導致入管局或勞動局的行政指導，甚至影響簽證更新。
本文將從雇主與外國人兩個角度，詳盡說明各項義務與應注意的程序。
各行政機關的申報義務
在日本雇用外國籍人士時，雇主與受雇者各自有不同的申報對象：
- 雇主（公司）： 向 Hello Work（公共職業安定所）提交「外國人雇用狀況的申報」。
- 外國籍員工本人： 向入管局（出入國在留管理廳）申報「與新契約機構簽訂契約」的事項。
這兩項通報雖屬於不同機關，但皆為法律上明定的義務，未履行可能影響企業或個人之法令遵循狀況。
雇主的申報義務（Hello Work）
除「特別永住者」與持有「外交」「公用」簽證者外，所有外國籍勞工皆為申報對象。
企業在外國籍員工入職與離職時，須向 Hello Work 報告其雇用狀況。
此規定適用於全職員工，也包含留學生打工等非正職人員。
實務上，若該員工有加入雇用保險（雇用保險被保險者），可透過保險投保與退保手續完成替代申報。
但若為未加入者（如短期兼職、留學生），則需另行填寫報告表送交 Hello Work申報。
■官方連結：厚生勞動省｜關於外國人雇用狀況的申報
💡 提醒： 雇主未申報時，可能遭勞動署行政指導或評為管理不當，影響企業信用。
外國籍員工的申報義務（入管局）
外國籍員工若發生轉職、離職或合約終止情況，必須於14日內向入管局申報。
未履行此義務者，即使後續簽證更新獲准，也有可能因違反通報義務而被縮短在留期限。
此義務適用於所有持有工作相關簽證（如技術・人文知識・國際業務、高度專門職等）的外國人。
入管局將申報內容視為評估在留資格誠實性的依據之一。
■ 參考資料：
出入國在留管理廳｜契約機構相關申報手續
公司搬遷或名稱變更時的申報
這是企業最容易忽略的部分。
當公司總部搬遷或法人名稱變更時，除了需辦理登記變更、稅務通報等一般手續外，外國籍員工本人也須向入管局申報「契約機構名稱或所在地變更」。
許多企業在完成法人登記後未通知員工辦理入管手續，導致在留卡資訊與實際雇用機構不符，成為後續更新簽證時的問題。
因此，雇主應在公司資訊變更時，主動提醒外國籍員工進行申報，以避免行政延誤或資格影響。
雇主能提供的支持
雇主在外國籍人力管理上扮演關鍵角色。
建議企業：
- 建立外國籍員工管理台帳，紀錄簽證種類與有效期限。
- 入職後，確認是否完成入管局申報。
- 公司資訊變更時，主動通知所有外國籍員工進行入管申報。
- 定期諮詢專業行政書士或者社勞士等勞務顧問，確保合規。
這不僅可防止法律風險，也有助於提升企業在行政機關與外國籍人材市場的信譽度。
結論
外國籍勞工雇用相關的申報雖看似細微，但皆屬法律義務。
雇主與員工雙方若能依規定於期限內正確申報，不僅能避免罰則，也能確保在留資格的穩定。
若對具體申報流程、簽證類別或所需文件有疑問，建議諮詢專業人士協助。
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以上，僅供大家的參考。
謝謝。
八木 / 太陽花國際社勞士・行政書士事務所
